Fonctionnement

Organisation des permanences

Le planning des permanences est diffusé et validé par les bénévoles concernés (cf. modes de fonctionnement « Établir l’agenda mensuel des permanences » et « Tenir l’agenda annuel des réunions »).

Les bénévoles assurant la permanence inscrivent leurs initiales sur la fiche journalière du cahier de permanence. Dans la mesure du possible (en fonction du nombre de bénévoles et de visiteurs), un des bénévoles est plus particulièrement affecté à l’accueil. Il est chargé de :

  • Accueillir et enregistrer les arrivants sur la feuille de présence ;
  • Noter de temps en temps, en cas d’affluence, l’heure d’arrivée afin de pouvoir gérer la durée de l’assistance ;
  • Surligner en jaune les visiteurs venant pour la première fois pour permettre aux accueillants de repérer plus facilement les nouveaux arrivants ;
  • Inscrire les visiteurs autonomes sur la fiche de présence avec la mention « ZZZ » dans la colonne “reçu par” ;
  • S’enquérir de leur attente du jour (fonction, métier, formation…) et de la progression de leur recherche d’emploi ;
  • S’enquérir des moyens et/ou services AREA qu’ils envisagent d’utiliser : Internet, téléphone, aide à la rédaction de CV et/ou lettre de motivation ;
  • Vérifier s’ils sont déjà venus (base ACCESS) et sortir leur chemise cartonnée, le cas échéant ;
  • Dispatcher les visiteurs entre les bénévoles présents, en veillant au timing ;
  • Répondre aux sollicitations diverses en cours de séance (téléphone…) ;
  • Veiller à limiter à une heure, en cas d’affluence, le temps consacré par les bénévoles présents à chaque visiteur ;

Ce bénévole est de ce fait peu ou pas disponible pendant la séance pour se consacrer à l’accompagnement individuel des visiteurs.

Première visite d'un demandeur d'emploi (DE)

L’accueillant :

  • S’enquiert du besoin du visiteur : situation en matière d’emploi, démarches déjà effectuées, rédaction de CV, lettre de motivation, réorientation professionnelle, bilan de compétences ;
  • Remplit la fiche d’accueil qui servira à l’identification du visiteur puis à son suivi ; il mentionne au verso de cette feuille toute information utile complémentaire pour l’accompagnement du visiteur ;
  • Présente les services et moyens proposés par l’AREA, les horaires des permanences, ce qui est payant, les règles à respecter, le portail du site Internet AREA ;
  • Fournit le règlement interne notamment en ce qui concerne l’usage d’Internet, et fait signer l’accord à ce règlement ;
  • Crée la fiche du DE dans la base ACCESS et inscrit sa première visite. Cette base doit être remplie avec soin (orthographe des noms, coordonnées etc.) par l’accueillant lui-même et y compris la zone de commentaires (veiller à bien renseigner la famille de métiers) ;
  • Enregistre le CV/LM du DE dans la base des CV ;
  • Ouvre une chemise cartonnée au nom du DE, contenant la fiche d’accueil manuscrite, la signature du règlement et éventuellement une copie du CV (datée) ; il classe le dossier ;

Visites suivantes

Les informations de la visite du jour sont enregistrées sous ACCESS par l’accueillant.

Si un visiteur vient à ne pas respecter les règles, son nom est surligné en couleur (différente du jaune) de façon que les autres bénévoles en soient informés. En cas de comportement indésirable, les bénévoles peuvent être amenés à exclure provisoirement un visiteur. Ils en informent obligatoirement le Bureau.

Si un DE revient après un certain temps d’absence, il est conseillé de vérifier que les informations contenues dans sa fiche ACCESS sont toujours valides (coordonnées dont adresse courriel, numéro de téléphone).

L’accueillant doit veiller à :

  • Noter les identifiants et mots de passe auprès de Pôle Emploi et des divers sites utilisés, si le DE n’est pas en mesure de s’en souvenir (avec l’accord du DE pour le mot de passe) ;
  • Insérer le CV/LM et ses mises à jour + copie des documents importants, avec l’accord du DE ;
  • Indiquer, dès qu’elle est créée ou modifiée, l’adresse courriel et le mot de passe correspondant (avec l’accord du DE pour le mot de passe) ;
  • Remplir régulièrement la fiche de suivi des candidatures, sans oublier les résultats des démarches ;
  • Mettre à jour les changements éventuels de coordonnées ;
  • Indiquer les différentes actions entreprises en faveur du demandeur d’emploi et par qui : date, nom du bénévole, nature de l’action…

Sans visite du DE, les dossiers papier et les données personnelles (CV, LM, historique du visiteur dans la base Access) seront détruits au bout de 5 ans.

Utilisation du téléphone de la permanence

  • Les accueillants veillent au respect des règles d’utilisation de la ligne de téléphone : utilisation pour la recherche d’emploi exclusivement, pour des appels locaux et nationaux ; les communications doivent rester discrètes ;
  • À chaque permanence, un des accueillants doit relever et traiter les messages vocaux arrivés sur la ligne du téléphone mobile .

L’usage des mobiles personnels est toléré sous réserve de ne porter aucune gêne à l’activité des autres visiteurs. Il pourra être demandé de sortir des locaux.

Utilisation des postes de travail

Les accueillants veillent à l’application des règles :

  • Respect de la règle « 1,30 heure » en cas d’affluence ;
  • Usage des postes pour la recherche exclusive d’emploi avec non-modification de la configuration des postes ;
  • Éviter réflexions ou discussions à haute voix qui peuvent perturber le travail des autres ;
  • Veiller à l’utilisation raisonnable des moyens d’édition (imprimantes, photocopie) et encaisser le montant relatif à ces éditions.

Il est admis que les 2 ou 3 premières sorties imprimante ou photocopies soient gratuites.

Procédures "Qui Fait Quoi"

Devenir bénévole
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